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Nuestras Notas

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Plan de Comunicación, Plan de Marketing, Planificación Estratégica

Plan estratégico para eventos y exposiciones

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Estudio Hámelin es un estudio creativo especializado en planificación estratégica de eventos temáticos de gran convocatoria, tales como exposiciones, ferias, festivales, espectáculos artísticos, obras de teatro, recitales o congresos privados. A continuación desarrollamos y compartimos algunos conceptos para entender un poco mejor lo que es un plan de marketing.

¿Qué es un plan estratégico de comunicación?

Planificar es una forma de organizar las acciones que llevarán a alcanzar un objetivo. Desarrollar un plan para la comunicación es una aplicación de los principios de la planificación.
En este caso, el objetivo es llegar a las personas meta y más allá, para así sacar el máximo provecho de los beneficios a largo plazo que la iniciativa aporta a su comunidad. Si se crea algo valioso, será deseable no sólo que la comunidad lo reconozca, sino que lo aproveche.

Para desarrollar cualquier plan para la comunicación se deben tener en cuenta algunas cuestiones básicas:

  • ¿Por qué desea comunicarse con la comunidad? Es decir, ¿cuál es el propósito?
  • ¿A quién desea comunicárselo? Es decir, ¿quién es el público?
  • ¿Qué desea comunicar? Es decir, ¿cuál es el mensaje?
  • ¿Cómo desea comunicarlo? Es decir, ¿qué canales de comunicación se utilizarán?
  • ¿A quién debe contactar y qué debe hacer para utilizar esos canales?

    Es decir, ¿cómo se transmitirá en realidad el mensaje?
    Las respuestas a estas interrogantes constituyen el plan de acción, lo que se necesita para comunicarse con el público de forma exitosa. El resto del plan para la comunicación implica tres pasos a seguir:

  • Implementar el plan de acción. Diseñar el mensaje y distribuirlo al público al que está destinado.
  • Evaluar los esfuerzos para la comunicación y ajustar el plan de acuerdo a ellos.
  • Mantener el plan mientras se realice esta tarea.

    La comunicación es una actividad básica y continua para cualquier organización que sirve a la comunidad, depende de ella o está conectada con ella de alguna manera El objetivo, el público, el mensaje y los canales pueden cambiar, pero la necesidad de mantener relación con los medios de comunicación y con las personas clave en la comunidad se mantiene.

    Como consecuencia, una parte importante de todo plan para la comunicación (lo repetiremos en el apartado “Cómo hacerlo” de esta sección) es continuar utilizando y revisando el plan, basándose en la experiencia personal, mientras dure la organización.

    Las interrogantes anteriores son, de hecho, el motivo por el que se necesita un plan. Si simplemente se emite información al azar, sin pensar cuidadosamente en lo que se quiere transmitir con exactitud y por qué, a quién se quiere llegar y cómo hacerlo, hay posibilidades de que el objetivo no se logre y la organización después se pregunte por qué nadie parece saber que existe.

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    ¿Por qué desarrollar un plan para la comunicación?

    Se puede tener las mejores ideas del mundo, pero si nadie las conoce y las aprovecha, no tienen valor alguno en la práctica. Sin embargo, es necesario recordar que comunicar los objetivos de la iniciativa no necesariamente resolverá todos sus problemas. Correr la voz ayudará a atraer personas, pero se les deberá dar un motivo para que vuelvan.

    Éstos son algunos de los motivos para desarrollar un plan para la comunicación:

  • Un plan hará posible comunicar la información de forma precisa. Proporciona una estructura para determinar a quién se necesita llegar y cómo. La diferencia entre planificar y no hacerlo es similar a la diferencia entre apuntar con un rifle a un blanco y simplemente disparar en cualquier dirección. Se podría alcanzar algo, pero las posibilidades de que sea el blanco son muy limitadas y posiblemente se causará mucho daño en el proceso.

  • Un plan puede ser a largo plazo y ayudará a lograr notoriedad y mejorar, con el tiempo, la imagen de la iniciativa en la comunidad. Cada pieza del esfuerzo encaja con las demás piezas, el mensaje se mantiene consistente y se continúa llegando al público meta.

  • Un plan hará que los esfuerzos para la comunicación sean más eficientes, efectivos y duraderos.

  • Un plan es importante porque se concentra en los pasos que se necesitan para alcanzar el objetivo final. Un esfuerzo planificado casi siempre es superior a un intento desorganizado y sin planificación.

  • Un plan hace que todo sea más sencillo. Si se le dedica algo de tiempo a la planificación al inicio de un esfuerzo, esto puede después ahorrar un tiempo considerable, ya que se sabrá exactamente qué se debe hacer en cada fase del proceso.

    ¿Cuándo desarrollar un plan para la comunicación?

    Tan pronto como sea posible. Tan pronto como la organización comience a planificar sus objetivos y actividades, debe además empezar a planificar las maneras en que serán comunicados al público deseado y a otros. Esto se debe a que la comunicación exitosa es un proceso en desarrollo continuo y no un evento de una sola vez.

    Se debe dar publicidad a la organización tan pronto como se esté listo para comenzar con las actividades, aun si éstas sólo tienen un alcance inicial. En cuanto más personas conozcan el esfuerzo, más rápido se tendrán voluntarios y participantes llamando a la puerta. Si se está planificando un evento inicial, es importante que se comience a anunciar la iniciativa y el evento tan pronto como sea posible, ya que se desea que la gente asista.

    Si la organización es ya existente en el lugar, se podría renovar el interés del público en ella. Debería comenzarse con un plan para lograrlo. ¿Cuáles son los nuevos objetivos para la comunicación?

    ¿Se está buscando financiamiento? De ser así, ¿no es un buen momento para comunicar la naturaleza y los logros de la iniciativa a las posibles fuentes de financiamiento? Seguramente, el tipo correcto de exposición pública en este asunto vendría bien.

    La comunicación, como ya hemos mencionado, no consiste en un hecho único sino en una actividad continua en la organización. Si se carece de un plan, éste es el momento de diseñarlo y empezar a utilizarlo, cualquiera que sea la etapa en la que se encuentra la organización.